A proteção do denunciante deve ser uma área de preocupação para todos os empregadores. As empresas públicas e privadas mais influentes estão atualmente a investir na implementação eficiente dos canais de denúncia e incentivar a utilização desses canais pelos colaboradores. 

Cada vez mais, as entidades e empresas recorrem a ferramentas de software de gestão de denúncias. Recorrem por vezes também à prestação de serviços de terceiros para gerir as denúncias e mitigar riscos, incentivar relatórios e melhorar a conformidade. 

Um software de gestão de denúncias vai evitar muitos erros, faltas de comunicação, evitar infrações e ajudar a criar segurança por parte dos colaboradores, além, claro, de proteger eficazmente os denunciantes. 

Como tudo na vida, existem riscos 

Claro, há riscos. Qualquer trabalhador que reporte má conduta e falhas numa organização poderia enfrentar maus-tratos, discriminação, ameaças e até danos físicos. 

A denúncia também pode ser prejudicial para a empresa. Algumas empresas citaram a perda de funcionários após um caso de denúncia. Incentivar a denúncia também pode estimular uma cultura de medo se as políticas e procedimentos não forem implementados de forma eficaz. Cabe ao responsável pelas denúncias e à investigação eficazes lidar e desencorajar reclamações infundadas. 

Ao pesar prós e contras, porém, os benefícios que a denúncia agrega à segurança pública superam em muito os riscos. 

Felizmente, esses riscos também podem ser um pouco atenuados, se não totalmente evitados! Seguir estas 5 dicas pode deixar claro para os colaboradores a profundidade e a importância da denúncia: 

1. Conheça os direitos e as leis do denunciante

   Uma empresa e os seus funcionários precisam conhecer todas as implicações legais da denúncia. Os denunciantes têm direitos na União Europeia, que devem ser respeitados e mantidos em qualquer procedimento de denúncia. Existem também responsabilidades que os denunciantes têm e, portanto, devem estar cientes.

    

2. Tenha uma política definida e acessível

   Certifique-se que estabelece uma política de denúncias à qual os seus funcionários tenham acesso e conheçam. Qualquer denunciante deve ser capaz de prever como proceder com as denúncias e como pode ser o processo. É por isso que é tão importante configurar canais de denúncias apropriados para os seus funcionários usarem, se e quando for necessário.

    

3. Transparência e Responsabilidade
   

   A comunicação aberta sobre fraude e má conduta com os trabalhadores e partes externas mostra responsabilidade e honestidade. Certifique-se que cultiva uma cultura sincera em vez de uma cultura de medo.

    

4. Diferentes opções de relatórios 

   A Diretiva de Denúncias da UE exige que empresas e autoridades públicas estabeleçam plataformas de denúncias seguras. Os denunciantes são muitas vezes abusados internamente e maltratados depois de relatar um caso. Ser capaz de denunciar anonimamente pode levar mais pessoas a reportar. Estabeleça plataformas de denúncia anónima e/ou opções de denúncia externa para reduzir esse risco para o denunciante.

    

5. Educar e Informar

   Organize formações e workshops educacionais para informar os funcionários sobre processos e políticas. Por exemplo, ter um advogado especialista em denúncias também pode facilitar o processo e dar suporte ao denunciante. É obrigatório que cada empresa tenha um ou mais responsáveis por denúncias, devidamente nomeados e identificados, bem como com formação específica para tal função. Informe a equipa sobre o melhor curso de ação se eles decidirem denunciar. A conscientização também pode levar a menos casos de intimidação contra denunciantes por parte de colegas. Uma linha direta implementada através de um software de gestão de denúncias, é projetada para permitir que um denunciante tenha um lugar seguro e fácil para fazer a sua exposição, sem medo de retaliação ou ação disciplinar. Como é mais provável que fraudes operacionais ou corporativas sejam trazidas por denúncias, é do interesse da empresa evitar o risco da ausência de denúncias, fornecendo maneiras fáceis de usar e não ameaçadoras para os funcionários – e, em alguns casos, contratados – fazerem denúncias anónimas ou identificadas (confidenciais). Os funcionários que detetam possíveis abusos ou violações da Lei não recorrem aos advogados primeiro. Quando o sistema está configurado corretamente, os denunciantes fazem uso do sistema e reportam tudo o que sabem que precisam denunciar. Isso é uma vantagem para a empresa, permitindo que ela investigue e resolva as reclamações internamente primeiro.

    

   Pensamentos finais 

   Todos deveriam pensar na denúncia como um serviço público. A fraude e a má conduta têm efeitos duradouros na vida das pessoas e a denúncia é uma das melhores formas de combater isso. 

   Certamente, pode vir com um preço se não for implementado e gerido corretamente. Mas os benefícios dos canais de denúncia adequados contribuem para o bem-estar geral nas organizações. Promove uma cultura empresarial aberta e honesta, na qual todos os funcionários se podem sentir seguros e confortáveis. 

   Ter canais de denúncia confidenciais e anónimos também torna mais fácil para os trabalhadores e outras partes interessadas se manifestarem. Isso não é ótimo apenas para seus funcionários, mas significa que sua empresa pode lidar com problemas de maneira mais rápida e eficaz. 

   Se procura uma solução de denúncias que seja fácil de usar, considere obrigatórias todas as opções possíveis relativas ao anonimato e comunicação bidirecional segura, tenha fluxos de trabalho integrados para vários casos de uso e muito mais, veja o produto da iblow.eu e contacte-nos para mais informações. 

    

    

    

Maria Cristina Freitas, Advogada 

Publicado a: 09/05/2023