A quem cabe a responsabilidade – Jurídico/RH/Conselho de Administração/Liderança/Gestão Intermédia/Sindicatos?

A responsabilidade de cumprir a Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes e de assegurar que os mecanismos de denúncia funcionam eficazmente é partilhada por vários níveis de uma organização.

Cada grupo ou função tem papéis específicos a desempenhar, contribuindo para o sucesso global da proteção e conformidade dos denunciantes.

Apresenta-se de seguida uma repartição da responsabilidade por grupo:

1. Equipas Jurídicas e de Conformidade

As equipas Jurídicas e de Conformidade detêm uma parte significativa da responsabilidade quando se trata de garantir que a empresa cumpre as leis e regulamentos relativos a denúncias.

O seu papel é fundamental tanto para a conceção jurídica como para a monitorização contínua do programa de denúncia de irregularidades.

Responsabilidades principais

• Conceção e implementação de políticas: Elaborar políticas de denúncia de irregularidades e garantir que estão alinhadas com a diretiva da UE e as leis locais.
• Conformidade legal: Assegurar que todos os mecanismos internos de denúncia e proteção cumprem a lei e defender a empresa em caso de desafios legais.
• Investigações: Supervisionar ou conduzir investigações internas sobre denúncias de irregularidades, garantindo a imparcialidade e a confidencialidade.
• Auditoria e monitorização: Rever regularmente o sistema de proteção de denunciantes para garantir que está a funcionar corretamente, adaptando-se a novos desenvolvimentos legais e garantindo a conformidade entre jurisdições.

Desafios

• Equilibrar os requisitos legais com a necessidade de transparência e confiança dos colaboradores, gerir a conformidade transfronteiriça das empresas multinacionais e navegar na complexidade das investigações.

2. Recursos Humanos (RH)

Os RH desempenham um papel central na gestão dos aspectos relacionados com as pessoas da proteção dos denunciantes.

O envolvimento dos RH é fundamental para garantir que o processo de denúncia seja incorporado à cultura da empresa, à experiência dos funcionários e às operações diárias.

Responsabilidades principais

• Implementação de políticas: Trabalhar em estreita colaboração com o departamento jurídico para implementar políticas e garantir que os funcionários compreendem os mecanismos de denúncia e as proteções disponíveis.
• Formação e consciencialização: Desenvolver e implementar programas de formação que informem os funcionários sobre os seus direitos e o processo de denúncia de má conduta.
• Políticas de não retaliação: Implementação e aplicação de políticas para evitar retaliação contra denunciantes e garantir que a organização tome medidas disciplinares contra aqueles que retaliam.
• Lidar com as relações entre funcionários: Atuar como mediador entre os colaboradores e a empresa, resolver preocupações e manter o bem-estar geral dos denunciantes durante e após as investigações.

Desafios

• Garantir a confiança dos trabalhadores no processo, evitar a retaliação sob formas subtis (por exemplo, exclusão ou marginalização) e equilibrar a confidencialidade com a necessidade de abordar a dinâmica do local de trabalho.

3. Conselho de Administração

O Conselho de Administração é o responsável máximo pela conformidade da empresa com as leis de denúncia de irregularidades e pela supervisão da cultura empresarial.

O papel do Conselho de Administração consiste em fornecer supervisão estratégica e garantir que a empresa dispõe de mecanismos adequados para proteger os denunciantes e investigar as preocupações de forma eficaz.

Responsabilidades principais

• Supervisão: Assegurar que as políticas e mecanismos de denúncia de irregularidades são eficazes e estão em conformidade com os regulamentos.
• Responsabilização: Responsabilizar a liderança sénior pela implementação e manutenção de um sistema sólido de denúncia de irregularidades.
• Gestão de riscos: Considerar os mecanismos de denúncia como parte da estratégia mais alargada de gestão de riscos da empresa, assegurando que os potenciais riscos legais, financeiros e de reputação são mitigados.

Desafios

• Assegurar que o sistema de denúncia de irregularidades é robusto e transparente sem se envolver diretamente na gestão diária.
• O conselho de administração deve também equilibrar a transparência com a proteção de informação sensível, particularmente em casos de grande importância.

4. Liderança sénior

A liderança sénior (C-suite, gestão executiva) desempenha um papel crucial na definição do tom para uma cultura de abertura e integridade.

Os líderes são responsáveis por promover um ambiente em que a denúncia de irregularidades é vista como uma ação positiva e por assegurar que todos os níveis da organização estão empenhados em respeitar as normas legais.

Responsabilidades principais

• Liderança cultural: Promover uma cultura em que a denúncia de irregularidades seja incentivada e valorizada e garantir que os funcionários se sintam seguros para manifestar preocupações.
• Dar o exemplo: Demonstrar liderança ética, mostrando tolerância zero em relação a má conduta e retaliação.
• Atribuição de recursos: Garantir que os recursos adequados (financeiros, humanos, tecnológicos) sejam alocados para apoiar o sistema de denúncia de irregularidades.

Desafios

• Mudar a cultura empresarial se a denúncia de irregularidades tiver sido historicamente desencorajada ou estigmatizada.
• A liderança deve também equilibrar o seu papel de contacto com o público com a manutenção da confidencialidade e da justiça durante as investigações.

5. Gestão intermédia

As chefias intermédias são muitas vezes o primeiro ponto de contacto quando os colaboradores manifestam preocupações ou testemunham comportamentos pouco éticos.

Desempenham um papel essencial no apoio a iniciativas de denúncia de irregularidades a nível local e na garantia de que os problemas são comunicados ao longo da cadeia de comando.

Responsabilidades principais

• Criar um ambiente de apoio: Incentivar a abertura entre as suas equipas e garantir que os funcionários se sintam à vontade para lhes apresentar as suas preocupações.
• Comunicação: Encaminhar as questões levantadas pelos empregados para os canais internos apropriados (por exemplo, RH, jurídico, conformidade) de acordo com as políticas da empresa.
• Prevenir a retaliação: Garantir que não há retaliação contra os funcionários que comunicam preocupações e monitorizar formas indiretas de punição.

Desafios

• Equilibrar a lealdade para com os quadros superiores com a necessidade de apoiar e proteger os trabalhadores que manifestam preocupações.
• Os gestores intermédios também podem ter dificuldades com a confidencialidade, especialmente em equipas mais pequenas.

6. Sindicatos

Os sindicatos podem desempenhar um papel importante no apoio aos denunciantes, especialmente em sectores ou organizações onde os trabalhadores podem não confiar nos mecanismos internos para tratar as suas queixas de forma justa.

Os sindicatos atuam como defensores dos trabalhadores e ajudam a garantir que os seus direitos são protegidos.

Responsabilidades principais

• Defesa de interesses: Prestar aconselhamento e apoio aos denunciantes, especialmente nos casos em que os funcionários estão preocupados com potenciais retaliações.
• Denúncias externas: Ajudar os funcionários a navegar por mecanismos de denúncia externa quando sentem que os processos internos são ineficazes ou tendenciosos.
• Negociação de proteções: Os sindicatos também podem defender proteções mais fortes para os denunciantes durante os acordos de negociação coletiva.

Desafios

• Equilibrar o papel do sindicato como defensor dos trabalhadores com a necessidade de trabalhar de forma construtiva com a direção da empresa.
• Além disso, os sindicatos têm de garantir que não divulgam inadvertidamente informações confidenciais no decurso da sua ação de defesa.

Responsabilidades partilhadas e colaboração

Embora cada grupo tenha papéis distintos, a colaboração é fundamental para o sucesso da implementação de sistemas de proteção de denunciantes.

Eis como as responsabilidades se cruzam:

• Jurídico/Conformidade e RH: Trabalham em conjunto para desenvolver e aplicar políticas, investigar queixas e garantir que não há retaliação.
• Conselho de Administração e Liderança Sénior: Supervisionam e responsabilizam a direção, definem o tom da cultura empresarial e asseguram a atribuição de recursos.
• Gestão intermédia e RH: Envolver-se na deteção e comunicação precoce de problemas, prestar apoio aos empregados e assegurar um ambiente de comunicação saudável.
• Sindicatos e RH/Jurídico: Trabalhar em conjunto para proteger os direitos dos empregados e assegurar que as proteções contra denúncias são mantidas tanto interna como externamente.

Conclusão

A responsabilidade de garantir o cumprimento da Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes é partilhada por vários níveis da organização, desde o conselho de administração até às chefias intermédias, RH e equipas jurídicas.

Cada grupo tem um papel distinto, mas interligado, na proteção dos denunciantes, na promoção de uma cultura de abertura e na garantia do cumprimento das normas legais.

A colaboração e o compromisso partilhado com o comportamento ético são essenciais para a criação de um ambiente em que os colaboradores se sintam confiantes para manifestar as suas preocupações sem receio de retaliações.

Ao enfrentar estes desafios de forma proativa, as empresas podem não só cumprir as suas obrigações legais, mas também promover uma cultura de trabalho mais ética e inclusiva, em que os empregados se sintam confiantes para denunciar condutas incorretas.

Ao compreender e implementar estes aspetos chave da diretiva, as organizações podem criar um ambiente mais seguro e transparente que promova a confiança e a integridade, mantendo-se simultaneamente em conformidade com a lei.

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Publicado em: 2024.11.20