Que medidas devem as empresas tomar para garantir a conformidade com a diretiva e quais são os desafios mais comuns que enfrentam?
Para garantir a conformidade com a Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes, as empresas devem tomar várias medidas importantes.
Estas medidas envolvem o estabelecimento de políticas claras, a disponibilização de mecanismos de comunicação seguros, a formação dos colaboradores e a promoção de uma cultura de abertura e de não retaliação.
No entanto, muitas empresas enfrentam desafios comuns na implementação destes requisitos, que vão desde obstáculos técnicos a resistências culturais.
Segue-se uma análise das principais medidas que as empresas devem tomar para cumprir a diretiva e os desafios mais comuns que encontram.
Principais passos que as empresas devem dar para garantir a conformidade
1. Desenvolver e implementar políticas claras de denúncia de irregularidades
Um primeiro passo fundamental é criar políticas abrangentes de proteção de denunciantes que estejam em conformidade com a Diretiva da UE.
Estas políticas devem definir claramente o âmbito da proteção, os mecanismos de denúncia disponíveis e a forma como as denúncias serão tratadas.
Passos a seguir:
- Definir quem se qualifica como denunciante e que tipos de infracções estão abrangidos (por exemplo, corrupção, assédio, violações legais).
- Esclarecer os direitos e protecções dos denunciantes, incluindo a garantia de que a retaliação é proibida.
- Assegurar que as políticas abrangem os mecanismos de comunicação internos e externos, conforme exigido pela diretiva.
2. Estabelecer canais de comunicação internos e externos
A diretiva exige que as empresas com mais de 50 trabalhadores disponibilizem canais seguros, acessíveis e confidenciais para que os denunciantes possam comunicar casos de má conduta.
Estes canais podem ser internos (dentro da empresa) ou externos (às autoridades ou a fornecedores terceiros).
Passos a seguir:
- Criar vários mecanismos de comunicação, tais como linhas diretas, plataformas online e endereços de correio eletrónico específicos, que devem ser confidenciais e seguros.
- Designar indivíduos ou departamentos específicos responsáveis pelo tratamento das denúncias, como os RH, a conformidade ou uma entidade externa independente.
- Assegurar que os denunciantes podem permanecer anónimos, se assim o desejarem, para proteger a sua identidade.
3. Nomear um responsável ou comité de denúncia de irregularidades
Para garantir o tratamento adequado dos relatórios de denúncia, as empresas devem nomear um responsável pela denúncia ou criar um comité para supervisionar o processo.
Este indivíduo ou grupo será responsável por receber as denúncias, conduzir investigações e garantir que a empresa cumpre a diretiva.
Passos a seguir:
- Designar um indivíduo ou comité qualificado dentro da organização para gerir o processo de denúncia de irregularidades.
- Fornecer formação para garantir que estes indivíduos têm conhecimento da lei, dos processos internos e de como tratar as denúncias de forma confidencial.
- Assegurar que esta função funciona de forma independente, para evitar conflitos de interesses e garantir a objetividade da investigação.
4. Fornecer programas de formação e sensibilização aos funcionários
Os funcionários precisam de ser informados sobre as proteções disponíveis para os denunciantes e sobre os procedimentos de denúncia em vigor.
A formação regular garante que os colaboradores estão cientes dos seus direitos e responsabilidades e sabem como denunciar irregularidades.
Passos a seguir:
- Incluir a formação em matéria de denúncia de irregularidades como parte da integração dos funcionários e realizar sessões periódicas de atualização para todo o pessoal.
- Oferecer formação especializada a diretores e supervisores, que têm maior probabilidade de estar envolvidos na comunicação e resolução de queixas.
- Assegurar que a formação inclui instruções claras sobre como aceder aos canais de denúncia e enfatizar a proteção contra a retaliação.
5. Assegurar a confidencialidade e proteger contra retaliações
A diretiva da UE sublinha a necessidade de confidencialidade e de proteção contra retaliações.
As empresas devem estabelecer salvaguardas para garantir que os denunciantes não sejam penalizados ou vitimizados por se terem manifestado.
Passos a seguir:
- Desenvolver protocolos de confidencialidade sólidos para garantir que a identidade dos denunciantes é protegida durante e após o processo de investigação.
- Criar políticas que proíbam explicitamente a retaliação e definir acções disciplinares claras para aqueles que retaliam contra os denunciantes.
- Monitorizar a retaliação indireta (por exemplo, exclusão de reuniões, despromoção, assédio moral no local de trabalho) e tomar medidas sempre que necessário.
6. Estabelecer procedimentos claros para o tratamento e investigação de denúncias
As empresas devem desenvolver um processo estruturado para receber, investigar e responder a denúncias de irregularidades.
Esse processo deve garantir que todas as denúncias sejam investigadas minuciosamente e que os denunciantes recebam feedback em tempo hábil.
Passos a serem seguidos:
- Implementar um procedimento passo a passo para receber e registar denúncias, conduzir investigações e determinar resultados.
- Definir prazos para responder aos denunciantes, incluindo actualizações sobre o progresso das investigações e quaisquer medidas tomadas.
- Assegurar que as investigações são conduzidas de forma imparcial e, quando necessário, envolver peritos externos ou consultores jurídicos para manter a objetividade.
7. Monitorizar e rever os sistemas de denúncia de irregularidades
Para garantir a conformidade contínua, as empresas devem rever e auditar regularmente os seus sistemas de proteção de denunciantes.
Isto inclui a recolha de feedback dos colaboradores, a análise dos dados dos relatórios e o ajustamento das políticas ou procedimentos conforme necessário.
Passos a seguir:
- Efetuar auditorias regulares para avaliar a eficácia dos sistemas de denúncia de irregularidades e identificar áreas a melhorar.
- Obter feedback dos funcionários sobre a acessibilidade e funcionalidade dos mecanismos de denúncia.
- Adaptar os sistemas para refletir as alterações no ambiente jurídico, na dinâmica do local de trabalho ou nos avanços tecnológicos.
Desafios comuns que as empresas enfrentam para cumprir as normas legais
Apesar destas medidas, as empresas enfrentam vários desafios comuns quando implementam e mantêm sistemas de proteção de denunciantes em conformidade com a Diretiva da UE:
1. Resistência cultural à denúncia de irregularidades
Nalgumas organizações, a denúncia de irregularidades pode ser vista de forma negativa, com uma mentalidade de “não agitar o barco” que desencoraja os colaboradores a falar.
Isto pode criar um ambiente em que os colaboradores receiam que a denúncia de irregularidades prejudique a sua reputação ou as suas perspectivas de carreira.
- Desafio: Mudar a cultura do local de trabalho para incentivar a denúncia de irregularidades e desmantelar os estigmas associados à denúncia de comportamentos pouco éticos.
- Solução: A liderança tem de promover a transparência e a abertura, salientando que a denúncia de irregularidades é uma ação positiva que apoia o comportamento ético. Esta mudança cultural pode ser impulsionada através da comunicação, da modelação da liderança e de sistemas de recompensa que reconheçam os funcionários por agirem com integridade.
2. Garantir a confidencialidade
Manter a confidencialidade pode ser difícil, especialmente em organizações mais pequenas ou em equipas muito unidas, onde pode ser mais fácil identificar o denunciante.
Mesmo que o anonimato seja tecnicamente assegurado, os colaboradores podem sentir-se em risco de serem identificados.
- Desafio: Manter a confidencialidade dos denunciantes e garantir que eles se sintam protegidos durante todo o processo de denúncia.
- Solução: As empresas devem utilizar sistemas de denúncia seguros e anónimos e dar formação aos responsáveis pelas denúncias para que mantenham uma confidencialidade rigorosa. Além disso, as empresas devem comunicar a forma como o anonimato é salvaguardado para aumentar a confiança dos colaboradores no processo.
3. Lidar com a retaliação
Mesmo com políticas anti-retaliação em vigor, podem ocorrer formas indiretas de retaliação, como o ostracismo social, a exclusão da tomada de decisões ou a subtil estagnação da carreira.
Detetar e lidar com estas formas de retaliação é muitas vezes difícil para as equipas de RH e de conformidade.
- Desafio: Prevenir e responder a retaliações indiretas ou subtis contra denunciantes.
- Solução: Implementar mecanismos para monitorizar a dinâmica do local de trabalho após a apresentação de uma denúncia, tais como reuniões contínuas com o denunciante e a criação de ciclos de feedback anónimos para avaliar se está a ocorrer retaliação indireta.
4. Complexidade das investigações
Os relatórios de denúncia envolvem frequentemente alegações complexas que exigem investigações exaustivas e imparciais.
As empresas podem ter dificuldade em afetar os recursos necessários, os conhecimentos especializados ou a independência exigida para investigar os casos de forma eficaz.
- Desafio: Conduzir investigações minuciosas e imparciais sobre denúncias de irregularidades, especialmente em organizações mais pequenas com recursos limitados.
- Solução: As empresas devem considerar o uso de investigadores externos para casos particularmente sensíveis ou complexos. Além disso, podem investir em formação interna para as equipas de RH e de conformidade para garantir que as investigações são conduzidas de forma justa e de acordo com as melhores práticas.
5. Garantir a conformidade em diferentes jurisdições
Para organizações multinacionais, garantir a conformidade com a proteção de denunciantes em diferentes estados-membros da UE – e possivelmente fora da UE – pode ser complexo.
Cada jurisdição pode ter diferentes requisitos legais, normas culturais e expectativas em relação à denúncia de irregularidades.
- Desafio: Navegar pelos diferentes enquadramentos legais e atitudes culturais relativamente à denúncia de irregularidades em diferentes jurisdições.
- Solução: As empresas multinacionais devem estabelecer uma estrutura centralizada para a proteção de denunciantes que cumpra o padrão mais elevado exigido por qualquer jurisdição em que operem, assegurando que todos os colaboradores estão igualmente protegidos.
6. Alocação de recursos
As empresas mais pequenas podem enfrentar restrições de recursos ao implementar os sistemas de comunicação e os programas de formação necessários para cumprir a diretiva.
O desenvolvimento de mecanismos de comunicação seguros e confidenciais, a formação contínua e a realização de investigações exaustivas podem exigir recursos limitados das equipas de RH ou jurídicas.
- Desafio: Atribuir recursos suficientes para garantir uma proteção robusta dos denunciantes, especialmente para as pequenas e médias empresas (PME).
- Solução: As PME podem considerar a possibilidade de externalizar os mecanismos de comunicação de denúncias e as investigações a fornecedores terceiros, que podem oferecer a experiência e os recursos necessários a um custo mais baixo. Além disso, as empresas podem tirar partido das ferramentas digitais para simplificar os processos.
Conclusão
Para cumprir a Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes, as empresas têm de implementar políticas abrangentes, estabelecer mecanismos de comunicação seguros, dar formação e garantir a proteção contra retaliações.
No entanto, desafios como a resistência cultural, a garantia de confidencialidade, a prevenção de retaliações, a realização de investigações complexas e a gestão de recursos limitados podem dificultar esta tarefa.
Ao enfrentar estes desafios de forma proativa, as empresas podem não só cumprir as suas obrigações legais, mas também promover uma cultura de trabalho mais ética e inclusiva, em que os empregados se sintam confiantes para denunciar condutas incorretas.
Ao compreender e implementar estes aspetos chave da diretiva, as organizações podem criar um ambiente mais seguro e transparente que promova a confiança e a integridade, mantendo-se simultaneamente em conformidade com a lei.
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Publicado em: 2024.11.14