Como funciona um sistema de comunicação de denúncias anónimas
Um sistema de comunicação de denúncias anónimas permite que os colaboradores, funcionários e outras partes interessadas comuniquem má conduta, atividades ilegais ou violações das políticas da empresa sem revelar a sua identidade. Este sistema foi concebido para proteger o anonimato do denunciante, o que pode ajudar a encorajar mais pessoas a apresentarem-se sem receio de retaliações ou consequências negativas. Eis como funciona um sistema deste género:
1. Apresentar uma denúncia anónima
Os denunciantes podem apresentar denúncias através de vários canais, muitas vezes incluindo:
Plataformas online
Sítios Web seguros ou aplicações especificamente concebidas para denúncias anónimas.
Linhas diretas
Linhas telefónicas anónimas onde o denunciante pode comunicar o problema sem partilhar informações pessoais.
Caixas de recolha físicas
Locais seguros onde os relatórios escritos podem ser apresentados anonimamente (menos comum nos sistemas modernos).
Estes sistemas são normalmente geridos por fornecedores terceiros para manter a neutralidade e evitar preconceitos internos.
2. Garantir o anonimato
Os sistemas de denúncia anónima são concebidos para garantir que a identidade do denunciante é protegida em todas as etapas. Isto é conseguido através de:
Encriptação de dados
As informações enviadas através de plataformas online ou aplicações são encriptadas para impedir o acesso não autorizado.
Sem identificadores pessoais
O sistema evita a recolha de quaisquer dados que possam revelar a identidade do denunciante, tais como endereços IP, números de telefone ou endereços de correio eletrónico.
Gestão por terceiros
Muitas organizações subcontratam os seus sistemas de denúncia de irregularidades a empresas terceiras independentes. Isto reduz o risco de os colaboradores internos, especialmente os da direção, tentarem identificar o denunciante.
No caso das linhas telefónicas diretas, os operadores têm normalmente formação para evitar fazer perguntas que possam revelar inadvertidamente a identidade do autor da chamada.
3. Gestão de casos e acompanhamento
Após a apresentação de um relatório, a organização ou o fornecedor externo atribui o caso a um investigador ou responsável pela conformidade. Normalmente, estão envolvidos os seguintes passos:
Atribuição de um número de referência
Após a apresentação de um relatório, o denunciante recebe um número de referência único ou ID do caso. Este número permite-lhe verificar o estado do seu relatório sem revelar a sua identidade.
Comunicação bidirecional segura
Muitos sistemas de denúncia anónima permitem que os denunciantes comuniquem com os investigadores ou com a equipa de conformidade através de plataformas de mensagens seguras e anónimas. Isto permite o acompanhamento de questões ou esclarecimentos sem revelar a identidade do denunciante.
Feedback
A organização é obrigada a dar feedback sobre o estado da investigação, geralmente dentro de um determinado prazo (por exemplo, 3 meses, conforme exigido pela Diretiva de Denúncias da UE). Este feedback é frequentemente comunicado através da mesma plataforma anónima.
4. Processo de investigação
Depois de receber a denúncia, a organização ou o seu fornecedor terceiro inicia uma investigação. Este processo normalmente inclui:
Avaliação inicial
Avaliar a credibilidade e a gravidade da denúncia.
Recolha de provas
Recolha de documentação, entrevistas às partes envolvidas (sem revelar a identidade do denunciante) e análise das políticas ou quadros jurídicos relevantes da empresa.
Confidencialidade
Durante a investigação, a organização deve manter uma confidencialidade rigorosa relativamente ao conteúdo da denúncia e à identidade do denunciante, mesmo que a denúncia não seja anónima.
5. Resultado da denúncia
Uma vez concluída a investigação, a organização pode tomar várias medidas com base nas conclusões:
Ações disciplinares
Confirmando a má conduta ou as violações e implementemos ações disciplinares, ações legais ou medidas corretivas.
Alterações de política
A organização pode alterar políticas ou procedimentos para evitar problemas semelhantes no futuro.
Reações dos denunciantes
O denunciante é frequentemente informado (através do sistema anónimo) sobre o resultado da investigação ou sobre quaisquer medidas tomadas na sequência da sua denúncia.
6. Proteção contra retaliações
Uma das principais vantagens de um sistema de denúncia anónima é que ajuda a proteger o denunciante de retaliações, que podem incluir
- Despedimento ou despromoção.
- Assédio ou bullying.
- Discriminação ou mudanças negativas nas condições de trabalho.
Embora a identidade do denunciante permaneça desconhecida, a organização deve ainda assim garantir que qualquer pessoa envolvida na denúncia (direta ou indiretamente) não seja alvo de retaliação se a sua identidade for descoberta durante a investigação.
7. Limitações dos sistemas de denúncia anónima
Embora os sistemas de denúncia anónima ofereçam uma forte proteção aos denunciantes, têm algumas limitações:
Acompanhamento limitado
Se o denunciante não utilizar a funcionalidade de comunicação bidirecional ou abandonar a denúncia após a sua apresentação, pode ser difícil para os investigadores recolherem informações suficientes para dar seguimento à denúncia.
Denúncias falsas ou incompletas
Os sistemas anónimos podem ocasionalmente dar origem a denúncias frívolas ou falsas, uma vez que os indivíduos podem utilizar indevidamente o sistema, acreditando que podem evitar a responsabilização. No entanto, as investigações geralmente eliminam alegações infundadas através da recolha de provas.
Menos contexto para a investigação
Os investigadores podem ter dificuldade em recolher informações adicionais se não puderem fazer perguntas esclarecedoras ao denunciante, o que por vezes pode atrasar o processo ou limitar a eficácia da investigação.
8. Garantir o cumprimento dos requisitos legais
Para cumprir regulamentos como a Diretiva da UE relativa à proteção dos denunciantes, as organizações que implementam sistemas de comunicação anónimos têm de garantir que cumprem determinadas normas:
Proteção de dados
O sistema tem de cumprir os regulamentos de proteção de dados, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), garantindo que os dados dos denunciantes são seguros e tratados de forma adequada.
Tratamento justo
As organizações devem garantir que investigam exaustivamente as denúncias anónimas antes de tomar medidas contra indivíduos.
Resposta atempada
Os denunciantes devem receber uma resposta atempada sobre o estado da sua denúncia, mesmo que permaneçam anónimos.
9. Criar confiança no sistema
Para que um sistema de denúncia anónima seja eficaz, os colaboradores têm de confiar que o mesmo irá
- Protegerá a sua identidade.
- Abordará as preocupações de forma séria e imediata.
- Detectar condutas incorretas ou violações e permitir tomar ações significativas.
As organizações devem promover regularmente a existência do sistema anónimo, encorajar todos os colaboradores, funcionários e partes interessadas a utilizá-lo e sublinhar que se trata de uma ferramenta segura, confidencial e importante para manter os padrões éticos.
Conclusão
Um sistema de comunicação anónima de denúncias é uma ferramenta vital para promover a transparência, a responsabilidade e o comportamento ético numa organização.
Ao proporcionar aos colaboradores, empregados e às partes interessadas uma forma segura e confidencial de manifestar as suas preocupações, estes sistemas ajudam a descobrir precocemente potenciais condutas incorretas ou atividades ilegais, assegurando que as organizações podem tomar medidas corretivas antes que os problemas se agravem.
Para as empresas, a implementação de um sistema de denúncia anónima que funcione bem não é apenas um requisito legal em muitas jurisdições, mas também um passo fundamental para a construção de uma cultura de confiança e integridade.
Ao compreender e implementar estes aspetos chave da diretiva, as organizações podem criar um ambiente mais seguro e transparente que promova a confiança e a integridade, mantendo-se simultaneamente em conformidade com a lei.
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Publicado em: 2024.11.06