O tratamento de relatos relacionados à Lei de Denúncias de Irregularidades requer procedimentos específicos para garantir que as denúncias sejam tratadas de maneira eficaz, justa e em conformidade com as regulamentações em vigor. Aqui resumimos alguns dos procedimentos adequados para lidar com relatos de irregularidades de acordo com a lei 93/2021:

Receção e Registo de Denúncias

Estabeleça um sistema seguro e confidencial para receber denúncias. Isso deverá incluir um portal on-line seguro, alheio ao sistema de informação e suporte técnico da entidade, específico para denúncias. Certifique-se de que todos os relatos rececionados ficam registadas com toda a segurança e controlo de acessos rígidos totalmente circunscritos a quem será o responsável pelo tratamento de cada denúncia.

Confidencialidade e Anonimato

Garanta que os denunciantes tenham a opção de permanecer anónimos, se desejarem não divulgar os seus dados pessoais (tais como nome, telefone, email, IP, etc). Mantenha a confidencialidade das informações, restringindo acessos à mesma ao máximo e proteja a identidade dos denunciantes com uso de processos bem definidos de salvaguarda à exposição da informação.

Avaliação Inicial

Após receber uma denúncia, faça uma avaliação inicial para determinar a natureza da irregularidade, a sua gravidade e quais as medidas imediatas podem ser necessárias.

Designação de Responsável

Atribua um responsável para supervisionar o tratamento da denúncia, geralmente um membro da equipa de conformidade ou um comité designado para o efeito.

Investigação Adequada

Inicie uma investigação imparcial e completa da denúncia. Se necessário, envolva especialistas internos ou externos na investigação. Certifique-se de que os investigadores não tenham conflitos de interesse com as partes envolvidas na denúncia.

Proteção contra Retaliação

Garanta que os denunciantes estejam protegidos contra qualquer tipo de retaliação e que sua identidade seja mantida em sigilo, a menos que eles expressem o contrário. Comunique claramente a política de não retaliação e implemente medidas de proteção, se necessário.

Comunicação com o Denunciante

Mantenha o denunciante informado sobre o progresso da investigação, mantendo a confidencialidade ou anonimato, conforme apropriado a cada caso, cumprindo os prazos de resposta em cada uma das fases. Forneça um canal seguro de comunicação para que o denunciante possa fazer perguntas ou fornecer informações adicionais.

Após a investigação, comunique os resultados aos denunciantes e apropriadas partes interessadas. Isso ajuda a criar confiança no processo e demonstra o compromisso da organização em resolver questões de forma justa e transparente.

Documentação e Evidências

Documente cuidadosamente todas as etapas da investigação, incluindo entrevistas, documentos relevantes e evidências coletadas. É essencial para futuras referências e, se necessário, para fins legais.

Avaliação de Resultados

Após a investigação, avalie os resultados de forma imparcial e objetiva. Determine se uma irregularidade ocorreu, e, se sim, identifique as medidas corretivas necessárias.

Ações Corretivas

Implemente as ações corretivas necessárias para remediar a irregularidade, incluindo medidas disciplinares, se aplicável.

Relatórios de Conformidade

Prepare relatórios de conformidade de acordo com as regulamentações e requisitos legais. Isso pode incluir relatórios ao órgão regulador competente.

Registo e Acompanhamento

Mantenha um registo de todas as denúncias, investigações e ações tomadas. Acompanhe o progresso das ações corretivas e avalie periodicamente o sistema de denúncias para aprimorá-lo.

Educação e Conscientização

Realize formações regulares para funcionários e partes interessadas sobre a política de denúncias e a importância do cumprimento das regulamentações. Garanta que a sua equipa, principalmente os responsáveis pelo tratamento de denúncias, esteja adequadamente formada e treinada para lidar com denúncias de forma sensível, ética e eficaz. Eles devem estar cientes de como seguir os procedimentos, manter a confidencialidade e assegurar que as denúncias sejam tratadas de maneira justa e imparcial.

Promoção de uma Cultura de Ética

Incentive uma cultura organizacional de ética e integridade, além de cumprir as regulamentações legais, promovendo esses vetores em toda a organização. Isso reduzirá a probabilidade de denúncias e aumentará a confiança dos funcionários na empresa.

Lidar com relatos relacionados com a Lei de Denúncias de Irregularidades é uma parte crítica da governança corporativa e da conformidade legal. É importante que as organizações sigam procedimentos adequados para garantir que as denúncias sejam tratadas de forma justa e em conformidade com as leis aplicáveis.

Este processo exige, de cada organização, comprometimento e recursos, mas é essencial para manter a integridade e a reputação de uma organização. Um sistema adequado não apenas corresponde aos requisitos legais, mas também fortalece a confiança dos funcionários, ajuda a prevenir problemas antes que se tornem crises e aproxima relações, pelo crescente do vetor da credibilidade, com os restantes stakeholders.

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Publicado em: 2023.10.25